软件开发公司建议用户应该用标推化的格式表达所有软件维护要求。软件维护人员通常给用户提供空白的维护申请表。这个表格由要求维护活动的用户填写。如果遇到了错误、必须完整描述出现错误的环境(包括输入数据、全部输出数据以及其他有关信息)。对于适应性或完善性的维护要求，应该提出一个简短的需求说明书，由维护管理员和系统管理员评价用户提交的维护申请表。
软件开发公司认为维护申请表是用户提出的外部文档，它是计划维护活动的基础应地做出一个软件修改报告，应给出下述信息：
(1)维护申请表中提出的要求所需要的工作量；
(2)维护要求的性质；
(4)预期修改以后的系统状况。
在拟定进一步的维护计划之前，把软件修改报告提交给变化授权机构审查批准。
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